Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Team Møtekoordinator
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en strukturert og engasjert Team Møtekoordinator som kan sikre effektiv planlegging, gjennomføring og oppfølging av interne møter i organisasjonen. Som Team Møtekoordinator vil du spille en sentral rolle i å støtte teamledere og medlemmer med å organisere møter, forberede agendaer, dokumentere beslutninger og sikre at alle nødvendige ressurser er tilgjengelige. Rollen krever gode kommunikasjonsferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og en sterk sans for detaljer.
Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger og fungere som et bindeledd mellom teammedlemmer og ledelse. En viktig del av jobben er å sørge for at møtene er produktive, målrettede og at oppfølgingspunkter blir håndtert på en effektiv måte. Du vil også være ansvarlig for å vedlikeholde møtekalendere, sende ut invitasjoner, og sørge for at teknisk utstyr og møteplasser er klare til bruk.
Stillingen passer for deg som trives i en administrativ rolle, har erfaring med møteledelse eller koordinering, og som ønsker å bidra til bedre intern kommunikasjon og samarbeid. Du må være komfortabel med digitale verktøy som kalenderprogrammer, videokonferanseløsninger og dokumenthåndteringssystemer.
Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø, muligheter for faglig utvikling og en viktig rolle i å styrke teamets effektivitet og samhandling. Hvis du er en proaktiv og løsningsorientert person med et øye for detaljer, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere interne teammøter
- Utarbeide og distribuere møteagendaer
- Føre møtereferater og følge opp beslutninger
- Administrere møtekalendere og sende invitasjoner
- Sikre tilgjengelighet av teknisk utstyr og møtefasiliteter
- Koordinere med teamledere og avdelinger for møtebehov
- Håndtere endringer og avlysninger effektivt
- Bidra til forbedring av møteprosesser og rutiner
- Sørge for at møtedokumentasjon er tilgjengelig for alle deltakere
- Støtte teamet med administrative oppgaver relatert til møter
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med møtekoordinering eller administrativ støtte
- Gode ferdigheter i bruk av digitale verktøy (f.eks. Outlook, Teams, Zoom)
- Sterke organisatoriske evner og sans for detaljer
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- Fleksibilitet og løsningsorientert tankegang
- Erfaring med dokumenthåndtering og referatskriving
- God forståelse for intern kommunikasjon og samarbeid
- Relevant utdanning innen administrasjon eller lignende er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du tidligere erfaring med møtekoordinering?
- Hvilke digitale verktøy er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan håndterer du endringer i møteplaner på kort varsel?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en møteprosess?
- Hvordan sikrer du at alle møtedeltakere er godt forberedt?
- Hva gjør du for å holde oversikt over flere møter samtidig?
- Hvordan håndterer du konflikter i møteplanlegging?
- Har du erfaring med å skrive møtereferater?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange møter å koordinere?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
